Претензионная работа — документальная фиксация нарушений и предъявление требований поставщику: недопоставка, брак, срыв срока, несоответствие спецификации. Основание для неё создаётся раньше, при приёмке, — актом и корректным описанием расхождений.
У неё две функции. Очевидная — компенсация: замена, устранение, скидка, неустойка. Менее очевидная и в долгую более важная — накопление фактуры. История претензий превращает разговор о качестве из обмена впечатлениями в предметное обсуждение с цифрами.
Практическая проблема почти всегда в дисциплине фиксации: мелкие нарушения не оформляют, чтобы не портить отношения, и к моменту серьёзного спора выясняется, что формально претензий не было. Систематичность здесь важнее строгости — фиксировать стоит и то, по чему требования не предъявляются.